Ohne unsere täglich genutzten Ressourcen, unsere Marke und die kreativen Ideen, die wir im Rahmen unserer Arbeit entwickeln, könnten wir als Unternehmen nicht erfolgreich sein. Deshalb gehen wir mit Unternehmenseigentum so um, als wäre es unser eigenes, und setzen es ausschließlich im Sinne unseres Unternehmens ein.
Unsere Ressourcen spielen eine wichtige Rolle für den effizienten Ablauf unserer betrieblichen und geschäftlichen Vorgänge. Wir vertrauen darauf, dass Sie verantwortungsbewusst mit ihnen umgehen und sie vor Schaden, Diebstahl, Betrug und Missbrauch schützen.
Zu unseren Vermögenswerten gehören:
Materielles Eigentum – z. B. Büromaterial, Geräte, Finanzmittel, Geld oder Kredite.
Technische Ressourcen - z. B. E-Mail, Internet, Computer-Hardware, Software und Telefone.
Gehen Sie sorgfältig mit Unternehmenseigentum um. Legen Sie Wert auf einen sorgsamen, schonenden und verantwortungsvollen Umgang mit unseren Ressourcen und halten Sie sich dabei vor allem an unsere internen Richtlinien. Sichern Sie wertvolles Eigentum wie z. B. Laptops physisch und elektronisch. Melden Sie Schäden, Defekte oder Reparaturbedarf Ihrem Vorgesetzten.
Nutzen Sie unsere technischen Geräte verantwortungsvoll. Unsere technischen Geräte und elektronischen Kommunikationssysteme sind wertvolle Ressourcen in unserem beruflichen Alltag. Wir sind darauf angewiesen, dass Sie alle Geräte und Systeme im Einklang mit unseren Richtlinien einsetzen:
Sichern Sie unser Netzwerk. Wir vertrauen darauf, dass Sie unser Netzwerk vor Viren, Ausfallzeiten und unbefugtem Zugriff schützen. Befolgen Sie unsere Richtlinien, halten Sie Passwörter geheim und nutzen Sie ausschließlich genehmigte Software.
BRAKING POINT
Legen Sie Wert auf einen schonenden und sicheren Umgang mit unseren Ressourcen. Nutzen Sie Unternehmenseigentum angemessen und ausschließlich für berufliche und geschäftliche Zwecke.
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Ich bin nächste Woche nicht im Büro und möchte meine Kollegin bitten, sich während meiner Abwesenheit um die Freigabe von Bestellungen in SAP zu kümmern. Kann ich ihr mein Passwort geben und es ändern, wenn ich zurück bin?
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Innovation ist einer der Schlüssel unseres Erfolgs. Jeder bei Mazda arbeitet hart an der Entwicklung geheimer Technologien und Strategien. Wenn Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit Zugriff auf sensible Informationen erhalten, ist es Ihre Aufgabe, diese vor Missbrauch oder unbefugter Offenlegung zu schützen.
So erkennen Sie sensible Informationen. Sensible Unternehmensinformationen sind alle Informationen, die nicht öffentlich zugänglich sind und deren Offenlegung unseren Wettbewerbern nützen oder Mazda bzw. unseren Kunden schaden könnte. Diese Informationen betreffen beispielsweise:
Schützen Sie vertrauliche Informationen. Wir sind darauf angewiesen, dass Sie mit sensiblen Informationen sorgsam umgehen. Greifen Sie ausschließlich auf die Informationen zu, die Sie für die Erfüllung Ihrer beruflichen Aufgaben benötigen, und ergreifen Sie Maßnahmen, um eine unbefugte Offenlegung zu verhindern. Auch wenn Sie Mazda verlassen, sind Sie weiterhin verpflichtet, unsere Unternehmensinformationen zu schützen.
Bitte achten Sie beim Umgang mit sensiblen Informationen darauf:
Achten Sie geistiges Eigentum. Unsere Ideen, Patente, Logos und sogar unser Name sind Teil unseres geistigen Eigentums. Nutzen Sie dieses ausschließlich für berufliche und geschäftliche Zwecke und holen Sie vor jeder Offenlegung die offizielle Zustimmung ein. Bitte achten Sie außerdem die Rechte an geistigem Eigentum Dritter und sehen Sie von einem Verstoß gegen diese Rechte oder einem Missbrauch von geistigem Eigentum ab.
BRAKING POINT
Halten Sie alle sensiblen Unternehmensinformationen geheim und gehen Sie sorgsam damit um. Wenn Sie den Verdacht haben, dass sensible Informationen offengelegt wurden, melden Sie es.
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Eine Freundin, die sich für die Automobilbranche interessiert, hat mich gebeten, ihr bestimmte vertrauliche Produktinformationen zu Themen bereitzustellen, mit denen ich mich in meiner Arbeit für Mazda befasse. Darf ich diese Informationen an sie weitergeben?
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Wir legen hohen Wert auf den Schutz der Daten unserer Mitarbeiter, Kunden, künftigen Kunden und Dienstleistungsanbieter. Wenn wir personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten, müssen wir die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und alle ergänzenden Datenschutzgesetze und -grundsätze erfüllen.
Was sind personenbezogene Daten? Der Umfang und die Definition personenbezogener Daten sind breit und schließen folgende Informationen ein:
Beispiele für personenbezogene Daten schließen ein:
Machen Sie sich mit Ihren Pflichten vertraut. Sie sind dafür verantwortlich, bei Ihrer Arbeit die Datenschutzgesetze (einschließlich der EU-DSGVO und der zugehörigen Datenschutzgrundsätze) einzuhalten.
Die relevantesten Datenschutzgrundsätze sind:
Melden Sie Datenschutzverstöße. Wenn Sie glauben, dass der Schutz von personenbezogenen Daten gefährdet ist, melden Sie es unverzüglich Ihrem lokalen Data Breach Emergency-Team. Hierzu gehören Fälle des Verlusts von Daten oder Datenträgern, der unabsichtlichen Offenlegung oder des Eindringens in die IT-Systeme von Mazda.
BRAKING POINT
Schützen Sie die personenbezogenen Daten unserer Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner. Geben Sie solche Daten ausschließlich an befugte Personen weiter. Melden Sie mutmaßliche Datenschutzverstöße sofort.
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Als verantwortlicher Manager für unsere CRM (Kundenbeziehungsmanagement)-Datenbank ist mir aufgefallen, dass es aufgrund eines falsch definierten Zusammenführungsprozesses zu einem Datenverlust in der CRM-Datenbank gekommen ist. Die Zusammenführung sollte eigentlich die CRM-Datenbank aufräumen, hat jedoch tatsächlich einige personenbezogene Daten gelöscht. Muss ich so etwas melden?
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Wir sind verpflichtet, Insiderinformationen zu schützen, und nehmen diese Pflicht sehr ernst. Wenn Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit auf Insiderinformationen zugreifen können, dürfen Sie diese niemals zu Ihrem eigenen finanziellen Vorteil nutzen oder an andere weitergeben.
Machen Sie sich mit Ihren Pflichten vertraut. Es kann sein, dass Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit in den Besitz von nicht öffentlichen Insiderinformationen über unser Unternehmen bzw. an Informationen kommen, die sich im Eigentum eines Zulieferers, Wettbewerbers oder Kunden befinden. Die Verwendung dieser Informationen für Börsengeschäfte fällt unter den Straftatbestand des „Insiderhandels“.
Insiderinformationen sind zum Beispiel:
Geben Sie keine Insiderinformationen weiter. Die Weitergabe von Insiderinformationen oder Ratschläge zum Abschluss von Börsengeschäften auf Grundlage solcher Informationen stellen ebenfalls eine Form von Insiderhandel dar. Geben Sie Insiderinformationen niemals an Dritte weiter – selbst wenn Sie nicht beabsichtigen, diese damit zum Handeln zu bewegen.
Warten Sie, bis Informationen veröffentlicht werden. Sobald eine Information offiziell öffentlich bekannt gegeben wurde, dürfen Sie sie im gesetzlich zulässigen Rahmen für Börsengeschäfte nutzen oder anderen zum Abschluss solcher Geschäfte raten. Die Veröffentlichung kann in Form einer Pressemitteilung, einer Übermittlung an staatliche Behörden oder einer sonstigen offiziellen Mitteilung erfolgen. Fragen Sie im Zweifelsfall immer nach.
BRAKING POINT
Selbst wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Person die Informationen, die Sie ihr bereitgestellt haben, nicht nutzen wird, kann es sein, dass Sie sich durch die Weitergabe dieser Informationen des Insiderhandels strafbar gemacht haben.
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Meine Schwester fragte mich, ob sie Aktien unseres Unternehmens kaufen sollte. Ich weiß, dass wir demnächst ein neues Produkt auf den Markt bringen werden, das den Wert unserer Aktie voraussichtlich steigern wird, das aber noch nicht öffentlich bekannt gegeben wurde. Darf ich diese Informationen an sie weitergeben?
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Zu unseren Pflichten als börsennotiertes Unternehmen gehört auch eine ordnungsgemäße Buchführung, die unsere geschäftlichen Vorgänge und unsere Finanzlage wahrheitsgemäß abbildet. Ehrlichkeit und Sorgfalt sind deshalb bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen und beim Umgang mit Belegen von höchster Wichtigkeit.
Richtige und wahrheitsgemäße Buchführung. Eine falsche und unvollständige Buchführung stellt ein Risiko für unser Unternehmen dar. Belege sind z. B. Rechnungen, Kostenabrechnungen und Stundenzettel. Bitte stellen Sie bei der Erstellung oder Ablage solcher Unterlagen sicher, dass die darin enthaltenen Informationen richtig und vollständig sind.
Schützen Sie die „Richtigkeit und Vollständigkeit“ unserer Bücher:
Melden Sie verdächtige Buchungen. Wenn Ihnen verdächtige Vorgänge auffallen, die möglicherweise auf Betrug, Bestechung oder Geldwäsche hinweisen, melden Sie sie. Achten Sie auf fehlerhafte Buchungen, irreführende Abrechnungen oder erfasste Daten, die vom eigentlichen Charakter eines Geschäftsvorfalls ablenken sollen. Melden Sie Bedenken in Bezug auf unsere Aufzeichnungen.
Legen Sie Wert auf eine ordnungsgemäße Buchführung. Wir sind verpflichtet, unsere Bücher ordnungsgemäß zu führen und die entsprechenden Belege zur Erfüllung unserer steuerlichen, finanziellen und gesetzlichen Pflichten aufzubewahren. Befolgen Sie unsere Richtlinien und bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf.
BRAKING POINT
Stellen Sie sicher, dass unsere Buchführung und unsere Belege richtig und wahrheitsgemäß sind, und schützen Sie sie vor unbefugter Änderung oder Vernichtung. Melden Sie verdächtige Vorgänge.
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Meine Vorgesetzte bat mich, auf einer Rechnung einige Angaben zu ändern, ich habe jedoch nie entsprechende Belege erhalten. Kann ich die von ihr geforderten Änderungen dennoch vornehmen?
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Die Öffentlichkeit verlangt von uns, dass wir ihr zuverlässige Informationen bereitstellen. Aus diesem Grund autorisieren wir nur bestimmte Personen, im Namen von Mazda zu sprechen, denn wir möchten eine einheitliche Botschaft übermitteln, vertrauliche Informationen schützen und die Öffentlichkeit wahrheitsgemäß über unser Unternehmen informieren. Auf diese Weise sorgen wir dafür, dass wir verantwortungsvoll kommunizieren und unseren Ruf schützen.
Sprechen Sie nicht im Namen von Mazda. Auch wenn Sie in guter Absicht im Namen des Unternehmens sprechen, könnten Sie Mazda dadurch schaden. Möglicherweise wird das, was Sie sagen, missverstanden. Schlimmer wäre es jedoch, wenn Sie aus Versehen sensible Informationen preisgeben oder gegen unseren Verhaltenskodex verstoßen würden.
Leiten Sie alle Fragen weiter. Wenn Sie von den Medien oder einer anderen Person eine Frage zu einer geschäftlichen Angelegenheit erhalten, beantworten Sie diese nur, wenn Sie dazu auch befugt sind. Lassen Sie sich den Namen der anfragenden Person geben und leiten Sie diese sowie die Frage an die für Öffentlichkeitsarbeit (PR) zuständige Person in Ihrer Gesellschaft weiter. Dieser Prozess gilt auch für Anfragen an uns zur Veröffentlichung von Artikeln, Blog-Beiträgen oder öffentlichen Vorträgen im Namen von Mazda.
Fragen könnten z. B. folgende Themen betreffen:
Nutzen Sie soziale Netzwerke verantwortungsbewusst. Wir haben nichts dagegen, wenn Sie soziale Netzwerke nutzen, aber bitte achten Sie dabei darauf, dass die Nutzung im Einklang mit unseren Richtlinien steht. Machen Sie andere Nutzer darauf aufmerksam, dass Sie ausschließlich Ihre persönlichen Ansichten und nicht die von Mazda vertreten. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Beiträge im Internet veröffentlichen, und schützen Sie sensible Daten unseres Unternehmens, unserer Geschäftspartner und Ihrer Kollegen.
Bei der Nutzung von sozialen Netzwerken sitzen Sie selbst am Steuer:
BRAKING POINT
Sprechen Sie unter keinen Umständen im Namen unseres Unternehmens, wenn Sie nicht dazu befugt sind. Bitte denken Sie daran, alle Medienfragen an die für Öffentlichkeitsarbeit zuständige Person in Ihrer Gesellschaft weiterzuleiten.
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Ein Journalist hat mir eine Frage zu einem unserer neuen Produkte gestellt. Ich bin nicht befugt, im Namen unseres Unternehmens zu sprechen, obwohl ich die Antwort auf die Frage kenne. Darf ich dem Journalisten antworten?
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