Los recursos que utilizamos a diario, nuestra marca y las ideas creativas que desarrollamos en nuestro trabajo son los elementos que permiten que nuestro negocio prospere. Tratamos todos nuestros activos como si fueran nuestros y solo los utilizamos en favor de los intereses de la Empresa.
Nuestros recursos son esenciales para el funcionamiento eficiente y efectivo de nuestro negocio. Confiamos en que los utilices de forma responsable y que los protejas frente a pérdida, robo, fraude y uso indebido.
Entre nuestros activos se incluyen:
Propiedades físicas, como suministros de oficina, equipos, fondos, dinero y crédito.
Recursos tecnológicos, que incluyen el correo electrónico, acceso a Internet, equipos informáticos, software y teléfonos.
Trata nuestros activos con cuidado. Custodia adecuadamente nuestros recursos y utilízalos no solo de forma responsable, sino de conformidad con nuestras políticas. Mantén seguros los activos valiosos, como ordenadores portátiles, tanto en el ámbito físico como en el electrónico. Informa a tu jefe si alguno de tus activos está dañado, defectuoso o necesita alguna reparación.
Uso responsable de nuestra tecnología. Nuestros sistemas tecnológicos y de comunicaciones electrónicas son recursos valiosos e importantes para el desarrollo de nuestro trabajo. Confiamos en que los utilices de acuerdo con las políticas de la Empresa:
Mantén nuestra red segura. Confiamos en ti para que protejas nuestra red de virus y de accesos no autorizados. Sigue nuestras políticas, mantén las contraseñas en secreto y utiliza únicamente el software aprobado.
Información importante
Utiliza buenas prácticas de seguridad y custodia nuestros recursos con responsabilidad. Utiliza nuestros activos de forma apropiada y únicamente con fines profesionales.
PUEDES ENCONTRAR NUESTRAS POLÍTICAS AQUÍ
Voy a estar una semana fuera y quiero que mi compañera emita órdenes de compra en mi ausencia a través de SAP. ¿Puedo darle mi contraseña y cambiarla cuando vuelva?
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La innovación es crucial para nuestro éxito. Todo el personal de Mazda se esfuerza para desarrollar tecnologías y estrategias propias. Si con motivo de tu trabajo tienes acceso a información confidencial, protégela de usos indebidos y su de divulgación no autorizada.
Conoce qué información se considera confidencial. Información confidencial de la empresa es cualquier información que no esté disponible para el público y que podría beneficiar a nuestros competidores o perjudicar a Mazda o a nuestros clientes si fuera revelada. Esto incluye información sobre:
Mantenla a salvo. Contamos contigo para que trates la información confidencial con cuidado, accedas únicamente a la información que necesites para realizar tu trabajo y tomes medidas para evitar su revelación no autorizada. Aun en el caso de que dejes de trabajar en Mazda, sigues teniendo la obligación de proteger la información de la Empresa.
Cuando trabajes con información confidencial, debes recordar lo siguiente:
Respeta la propiedad intelectual. Nuestras ideas, patentes, logotipos e incluso nuestro nombre comercial son ejemplos de propiedad intelectual. Utiliza nuestra propiedad intelectual únicamente con fines profesionales y no la reveles nunca sin la aprobación de la Empresa. Recuerda que también debes respetar los derechos de propiedad intelectual de terceros y no infrinjas ni hagas un uso indebido de su propiedad intelectual.
INFORMACIÓN IMPORTANTE
Conserva la información confidencial de la Empresa y manéjala con cuidado. Si sospechas que nuestra información confidencial ha sido revelada, comunícalo.
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Una amiga quiere que comparta con ella datos confidenciales de producto sobre algunos de los temas en los que trabajo aquí en Mazda porque tiene interés en la industria del automóvil. ¿Puedo compartir con ella esa información confidencial?
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Para nosotros es prioritario proteger la privacidad de los datos de nuestros empleados, clientes, clientes potenciales y proveedores de servicios. Siempre que recopilemos o procesemos datos personales, debemos cumplir los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y todas las leyes y principios complementarios de protección de datos.
¿Qué son los datos personales? El ámbito y la definición de datos personales es amplia e incluye:
Entre los ejemplos de datos personales se incluyen:
Debes comprender tus obligaciones. Tienes la responsabilidad de cumplir con las leyes de protección de datos (incluido el RGPD de la UE y los principios de protección de datos relacionados) en el trabajo.
Entre los principios de protección de datos más relevantes se incluye:
Notifica las violaciones de privacidad. Si crees que la privacidad de los datos personales de alguna persona puede haberse visto comprometida, ponte en contacto inmediatamente con el equipo Data Breach Emergency. Esto incluye los casos de pérdida de datos o soportes de datos, divulgación involuntaria o infiltración en los sistemas informáticos de Mazda.
INFORMACIÓN IMPORTANTE
Protege los datos personales de nuestros clientes, empleados y socios. Revélalos únicamente a aquellos que estén autorizados a acceder a ellos. Informa de cualquier sospecha de violaciones de la privacidad.
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Soy el responsable de la base de datos de CRM (Customer Relationship Management) y me he dado cuenta de que algún proceso de combinación de datos mal definido ha provocado la pérdida de algunos de ellas. Aunque el objetivo de la combinación era limpiar la base de datos, acabó borrando algunos datos personales indebidamente. ¿Tengo que notificarlo?
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Nos tomamos muy en serio nuestra obligación de proteger la información interna. Si tienes acceso a información privilegiada como parte de tu trabajo, no puedes usarla nunca para obtener beneficios financieros personales ni compartirla con otras personas.
Debes comprender la obligación que tienes. Es posible que como parte de tu trabajo tengas acceso a información privilegiada sobre la Empresa o a información perteneciente a alguno de nuestros proveedores, competidores o clientes que no sea pública. La compraventa de acciones, etc. basada en esta información recibe el nombre de "abuso de información privilegiada en el mercado de valores" y es ilegal.
Estos son algunos ejemplos de información privilegiada:
No reveles información privilegiada. Compartir información privilegiada o aconsejar a alguien la compra o venta de valores en función de dicha información también es una forma de abuso de información privilegiada. No compartas nunca información privilegiada con otras personas, aunque no lo hagas con la intención de que se sirvan de ella.
Espera a que sea pública. Una vez que la información se haya hecho oficialmente pública, puedes usarla para invertir o aconsejar a otros que lo hagan, de conformidad con la ley. La información se puede hacer pública por medio de un comunicado de prensa, un informe oficial o cualquier otro método de comunicación oficial. Pide ayuda siempre que tengas alguna duda.
INFORMACIÓN IMPORTANTE
Aunque creas que nadie va a usar la información que le has facilitado, podrías estar incurriendo en abuso de información privilegiada si compartes información privilegiada con esa persona.
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Mi hermana me ha preguntado si debería comprar acciones de nuestra Empresa. Sé que próximamente vamos a lanzar un producto nuevo que se espera que haga subir el valor de nuestras acciones, pero aún no se ha anunciado públicamente. ¿Puedo compartir con ella esa información?
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Una de las obligaciones que tenemos como empresa cotizada en bolsa es mantener libros y registros contables que representen fielmente nuestra posición financiera y de negocio. Cuando crees o trates nuestros registros financieros o de negocio, hazlo de forma honesta y cuidadosa.
Sé preciso y veraz. El suministro de datos financieros inexactos o incompletos pone en peligro a nuestra Empresa. Entre los datos y registros financieros y de negocio se incluyen documentos como facturas, informes de gastos y de control de horas. Si creas o utilizas estos registros, asegúrate de que la información que contienen sea correcta y completa.
Protege la integridad de nuestros registros:
Permanece atento a posibles registros sospechosos. Permanece alerta e informa de cualquier actividad sospechosa, como indicios de posibles sobornos, fraudes o blanqueo de capitales. Estate al tanto de cosas tales como asientos contables falsos, informes engañosos o información registrada que oculte la verdadera naturaleza de alguna transacción. Denuncia una irregularidad si te preocupa alguno de nuestros registros.
Gestiona de forma apropiada los registros. Tenemos el compromiso de gestionar nuestros registros de forma apropiada y de mantener los registros necesarios para atender nuestras obligaciones fiscales, financieras y legales. Sigue nuestras políticas y mantén adecuadamente la documentación soporte.
INFORMACIÓN IMPORTANTE
Asegúrate de que nuestros libros y registros sean precisos y protégelos de la destrucción o alteraciones no autorizadas. Notifica cualquier actividad sospechosa.
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Mi jefe me ha pedido que cambie cierta información de una factura, pero no he recibido ninguna documentación que lo acredite. ¿Debería realizar el cambio que me ha pedido de todas formas?
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El público espera de nosotros que ofrezcamos información fiable. Únicamente autorizamos a determinadas personas a hablar en nombre de Mazda porque queremos transmitir un mensaje coherente, asegurarnos de que se protege la información confidencial y de que proporcionamos información precisa sobre nuestra Empresa. Al hacerlo, garantizamos que estamos comunicándonos de manera responsable y protegemos nuestra reputación.
Abstente de hablar en nombre de Mazda. Aunque tengas buenas intenciones, podrías dañar a Mazda al hablar en nombre de la Empresa. Lo que digas podría ser malinterpretado o, peor aún, podría revelar accidentalmente información confidencial o infringir nuestro Código de Conducta.
Remite las preguntas. Si algún medio de comunicación o alguien ajeno a nuestra Empresa te hace una pregunta sobre una cuestión de negocio, no la respondas a menos que estés autorizado a hacerlo. Anota el nombre de la persona que hace la pregunta y transmite la pregunta y el nombre de la persona al representante de Relaciones Públicas (Public Relations) de la empresa. Este proceso también se aplica a las peticiones para publicar artículos, realizar colaboraciones en blogs y hablar en público en nombre de Mazda.
Puede que recibas solicitudes de información sobre:
Usa las redes sociales con responsabilidad. Respetamos tu derecho a utilizar redes sociales, pero hazlo respetando nuestras políticas. Asegúrate de que la gente sepa que tus puntos de vista son personales y que no representan la opinión de Mazda. Ten cuidado cuando publiques cosas en Internet y protege la información confidencial de nuestra Empresa, nuestros socios y compañeros.
En las redes sociales, llevas tú el timón:
INFORMACIÓN IMPORTANTE
Asegúrate de no hablar nunca en nuestro nombre a menos que estés autorizado para ello. Acuérdate de remitir las preguntas de los medios de comunicación al responsable de Relaciones Públicas local.
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Un periodista me ha hecho una pregunta sobre uno de nuestros productos nuevos. Conozco la respuesta, pero no estoy autorizado a hablar en nombre de Mazda. ¿Puedo contestar al periodista?
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