Les ressources que nous utilisons tous les jours, notre marque et les idées créatives que nous mettons au point sont des éléments qui permettent à notre société de prospérer. Nous prenons soin de tous nos actifs comme s’ils nous appartenaient et nous ne les utilisons que pour défendre les intérêts de notre société.
Nos ressources sont essentielles pour garantir le fonctionnement efficace et effectif de nos activités. Nous comptons sur vous pour les utiliser de manière responsable et pour les protéger contre la perte, le vol, la fraude et l’usage à mauvais escient.
Nos actifs comprennent :
les biens physiques - , tels que les fournitures de bureau, les équipements, les fonds, l’argent ou les crédits ;
les ressources technologiques - , telles que les E-mails, l’accès à Internet, le matériel informatique, les logiciels et les téléphones.
Manipulez les actifs avec soin. Faites preuve d’une bonne gestion de nos ressources et utilisez-les non seulement de manière responsable, mais aussi conformément aux politiques de la société. Protégez électroniquement et physiquement les actifs les plus précieux comme les ordinateurs portables. Signalez à votre responsable tout actif endommagé, défectueux ou ayant besoin d’être réparé.
Utilisez notre technologie de manière responsable. Notre technologie et nos systèmes de communication électronique sont des ressources précieuses essentielles à notre travail. Nous comptons sur vous pour les utiliser conformément à nos politiques :
Sécurisez notre réseau. Nous comptons sur vous pour protéger notre réseau contre les virus et les intrusions. Respectez nos politiques, préservez la confidentialité de vos mots de passe et n’utilisez que les logiciels approuvés.
BRAKING POINT
Respectez de bonnes pratiques en matière de sécurité et gérez efficacement nos ressources. Utilisez nos actifs de manière adéquate et uniquement à des fins commerciales.
EN SAVOIR PLUS SUR NOS POLITIQUES
Je serai en déplacement toute la semaine prochaine et j’aimerais que ma collègue travaille sur mes projets Sport afin d’émettre des bons de commande en mon absence. Puis-je lui donner mon mot de passe et le réinitialiser à mon retour ?
Choisissez la bonne réponse (Oui/Non)
L’innovation est la clé de notre réussite. Les employés de Mazda travaillent dur pour mettre au point des technologies et des stratégies exclusives. Si, dans le cadre de vos activités, vous êtes confronté à des informations sensibles, vous devez les protéger contre toute utilisation abusive ou divulgation non autorisée.
Sachez reconnaître les informations sensibles. Les informations d’entreprise sensibles sont toutes les informations de nature confidentielle dont la divulgation pourrait profiter à nos concurrents ou nuire à l’intérêt de Mazda ou de nos clients. Sont concernées les informations relatives à :
Protégez-les. Nous comptons sur vous pour manipuler les informations sensibles avec soin, accéder uniquement aux informations dont vous avez besoin pour votre travail et prendre des mesures pour éviter toute divulgation non autorisée. Même si vous ne travaillez plus chez Mazda, vous êtes toujours tenu de protéger les informations de l’entreprise.
Chaque fois que vous traitez des informations sensibles, prenez soin :
Respectez la propriété intellectuelle. Nos idées, nos brevets, nos logos et même notre nom sont des exemples de propriété intellectuelle. Utilisez uniquement notre propriété intellectuelle à des fins commerciales et ne divulguez jamais ces informations sans l’autorisation de la société. Sachez que vous devez également respecter les droits de propriété intellectuelle des autres. De même, n’enfreignez ou n’utilisez jamais à mauvais escient leur propriété intellectuelle.
BRAKING POINT
Préservez la confidentialité des informations sensibles de l’entreprise et traitez-les avec soin. Si vous avez des raisons de croire que des informations sensibles ont été divulguées, signalez-le.
EN SAVOIR PLUS SUR NOS POLITIQUES
Une de mes amies me demande de divulguer des données confidentielles concernant des produits sur lesquels je travaille chez Mazda, car elle se dit intéressée par le secteur automobile. Puis-je partager ces informations avec elle ?
Choisissez la bonne réponse (Oui/Non)
Nous accordons la plus haute importance à la confidentialité des données de nos employés, clients, prospects et prestataires de services. Lors de la collecte ou du traitement de données à caractère personnel, nous avons l’obligation de respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne (UE) ainsi que l’ensemble des lois et réglementations complémentaires régissant la confidentialité des données.
Qu’entendons-nous par données personnelles ? La notion de données personnelles est relativement large, tout comme le champ d’application. Ce terme désigne :
Voici quelques exemples de données personnelles :
Comprenez vos obligations. Vous avez l’obligation de vous conformer aux lois de la protection des données en vigueur (y compris au RGPD de l’Union européenne et aux principes de protection des données annexes) dans le cadre de votre travail.
Les principes fondamentaux relatifs au traitement des données à caractère personnel sont les suivants :
Signalez les atteintes à la vie privée. Si vous avez des raisons de croire que la confidentialité des données d’une personne est compromise, veuillez en informer immédiatement l’équipe d’urgence en charge des violations des données au niveau local. Il peut s’agir notamment de la perte d’informations ou de supports d’informations, de la divulgation involontaire de données ou d’une infiltration des systèmes informatiques de Mazda.
BRAKING POINT
Protégez les données personnelles de nos clients, de nos employés et de nos partenaires. Ne divulguez ces informations qu’aux personnes habilitées Et signalez tout soupçon de manquement à la vie privée.
EN SAVOIR PLUS SUR NOS POLITIQUES
J’ai constaté qu’un processus de fusion mal défini avait entraîné une perte de données dans la base de données CRM (gestion de la relation client) dont j’ai la charge. Même si le but de la fusion était de nettoyer la base de données CRM, un certain nombre de données personnelles ont été supprimées de façon accidentelle. Dois-je signaler cet incident ?
Choisissez la bonne réponse (Oui/Non)
Nous prenons très au sérieux notre devoir de protéger les informations confidentielles. Si, dans le cadre de vos fonctions, vous avez accès à des informations confidentielles, ne les utilisez jamais pour tirer un avantage financier personnel et ne les partagez pas avec les autres.
Comprenez vos obligations. Dans le cadre de vos fonctions, vous pouvez avoir affaire à des informations confidentielles non publiques sur notre société ou des informations concernant l’un de nos fournisseurs, concurrents ou clients. L’achat ou la vente d’actions, etc., grâce à ces informations, constitue ce que l’on appelle un « délit d’initié » et cette pratique est illégale.
Voici quelques exemples d’informations confidentielles :
Ne divulguez jamais d’informations confidentielles. Partager des informations confidentielles ou prodiguer des conseils à toute personne pour l’aider à acheter ou à vendre des titres grâce à ces informations est aussi une forme de délit d’initié. Ne partagez jamais d’informations confidentielles, même si vous pensez que ces personnes n’utiliseront pas ces informations.
Attendez que les informations soient rendues publiques. Lorsque ces informations seront officiellement rendues publiques, vous pourrez vous en servir pour investir ou pour prodiguer des conseils à d’autres personnes pour qu’elles investissent, et ce, conformément à la loi. Ces informations peuvent être rendues publiques grâce à un communiqué de presse, une déclaration du gouvernement ou toute autre forme de déclaration officielle. Demandez de l’aide si vous n’êtes pas sûr de la marche à suivre.
BRAKING POINT
Même si vous pensez que la personne avec qui vous partagez ces informations ne les utilisera pas, vous pouvez être accusé de délit d’initié si vous avez partagé des informations confidentielles.
EN SAVOIR PLUS SUR NOS POLITIQUES
Ma sœur me demande si elle doit acheter des actions auprès de notre société. Je sais que nous allons bientôt lancer un nouveau produit qui devrait augmenter la valeur de nos actions, mais celui-ci n’a pas encore été rendu public. Puis-je partager ces informations avec elle ?
Choisissez la bonne réponse (Oui/Non)
Une de nos fonctions en tant que société cotée en bourse est de tenir des livres et des registres qui représentent fidèlement nos activités et notre situation financière. Chaque fois que vous remplissez ou que vous utilisez nos registres d’activités ou nos registres financiers, assurez-vous de le faire de manière honnête et avec soin.
Soyez précis et honnête. Fournir des registres d’activités inexacts ou incorrects peut mettre notre société en péril. Les registres d’activités et les registres financiers comprennent notamment les factures, et les notes de frais. Si vous créez ou manipulez ces registres, assurez-vous que les informations sont correctes et complètes.
Protégez l’intégrité de nos registres :
Soyez vigilant par rapport aux entrées suspectes. Restez vigilant et signalez toute activité suspecte, comme des signes éventuels de corruption, de fraude ou de blanchiment d’argent. Soyez vigilant par rapport aux fausses entrées, aux déclarations erronées ou aux informations enregistrées qui cachent la véritable nature d’une transaction. Si vous avez des doutes concernant l’un de nos registres, signalez-le.
Sachez gérer les registres. Nous nous engageons à gérer de manière appropriée nos registres et à tenir les registres nécessaires pour soutenir nos obligations fiscales, financières et juridiques. Respectez nos politiques et conservez convenablement les documents justificatifs.
BRAKING POINT
Assurez-vous que les livres et les registres sont exacts et protégez-les contre toute modification ou destruction illicite. Signalez toute activité suspecte.
EN SAVOIR PLUS SUR NOS POLITIQUES
Ma responsable m’a demandé de changer certaines informations sur une facture, mais je n’ai jamais eu accès aux pièces justificatives. Dois-je tout de même apporter les modifications demandées ?
Choisissez la bonne réponse (Oui/Non)
Le public attend de nous que nous fournissions des informations fiables. Seules certaines personnes sont autorisées à parler au nom de Mazda, car nous voulons porter un message cohérent tout en nous assurant que les informations confidentielles concernant notre société sont protégées et exactes. C’est en appliquant ce principe de précaution que nous pourrons communiquer de manière responsable et protéger notre réputation.
Abstenez-vous de parler au nom de Mazda. Même si vos intentions sont louables, vous pouvez nuire à la société en parlant en notre nom. Les informations que vous divulguez peuvent être mal interprétées, ou pire, vous pouvez accidentellement divulguer des informations sensibles ou enfreindre notre Code de conduite.
Transférez les questions. Lorsque la presse ou une personne externe à la société vous pose une question relative à la société, vous ne devez pas y répondre à moins d’y être autorisé. Obtenez le nom de la personne à l’origine de cette question et demandez-lui d’adresser sa question au service des relations publiques de votre entreprise. Cela vaut également pour les demandes de publication d’articles, de contribution à un blog ou d’interviews publiques au nom de Mazda.
Vous pouvez recevoir des demandes d’informations concernant :
Utilisez les réseaux sociaux de manière responsable. Nous respectons votre droit de tirer parti des réseaux sociaux, mais vous êtes prié de les utiliser conformément à nos politiques. Assurez-vous que les personnes qui consultent vos publications sachent qu’il s’agit de votre opinion personnelle et non de celle de la société Mazda. Soyez vigilant lorsque vous postez des publications en ligne et prenez soin de protéger les informations sensibles de notre société, de nos partenaires et de vos collègues.
Avec les réseaux sociaux, c’est vous qui êtes aux commandes :
BRAKING POINT
Assurez-vous de ne jamais parler en notre nom à moins d’y être autorisé. N’oubliez pas de transmettre les questions de la presse au service des relations publiques de votre entreprise.
EN SAVOIR PLUS SUR NOS POLITIQUES
Un journaliste m’a posé des questions sur l’un de nos nouveaux produits. Je ne suis pas autorisé à parler au nom de notre société, mais je connais la réponse. Puis-je répondre au journaliste ?
Choisissez la bonne réponse (Oui/Non)
