Wij zijn een innovatief bedrijf dat auto's en auto-onderdelen creëert voor bestuurders over de hele wereld. Eén onrechtmatige of ongeoorloofde handeling kan, hoe onbedoeld ook, schadelijk zijn voor onze reputatie en onze toekomst. Het is dus cruciaal dat wij overal waar wij actief zijn rechtmatig en ethisch zakendoen.
Wij danken het succes van ons bedrijf aan de verdiensten van onze producten en niet aan steekpenningen en omkoping. Houd u tijdens het zakendoen altijd aan ons beleid en de wet. Voorkom iedere schijn van omkoping, aangezien dit grote gevolgen kan hebben.
Hoe herkent u steekpenningen? Een steekpenning is een financieel of ander voordeel dat wordt aangeboden of aangenomen om op oneigenlijke wijze een zakelijke beslissing te beïnvloeden. Veel landen kennen anti-corruptiewetgeving die het aanbieden en aannemen van steekpenningen verbiedt.
Zorg ervoor dat u de wet kent. De anti-corruptiewetgeving verschilt per land, dus zorg ervoor dat u de wet kent die op uw werkterrein van toepassing is. Wanneer de wetgeving van het land waar u werkt op sommige punten afwijkt van ons beleid, houd u dan aan de meest strenge regels. Houd u aan ons beleid en meld vermeende illegale of onethische activiteiten. Vraag om hulp — als dit nodig is.
Handel ethisch wanneer u zaken doet met de overheid. Vaak gelden er strengere regels wanneer u met de overheid werkt. Doe geen betalingen aan ambtenaren om formaliteiten en de afgifte van vergunningen mogelijk te maken of te versnellen. Dit soort betalingen wordt 'smeergeld' genoemd en is binnen ons bedrijf verboden.
Wees voorzichtig als u met derden werkt. Onderhandel eerlijk en ethisch met derden, concurrenten en overheidsfunctionarissen. Vermijd handelingen die ongepast zijn.
Onthoud u van giften die als steekpenningen kunnen worden beschouwd. Onthoud dat handelingen, die volgens de wet geoorloofd zijn, op grond van ons beleid toch als onethisch kunnen worden beschouwd.
VOORBEELDEN VAN STEEKPENNINGEN ZIJN:
BRAKING POINT
Onthoud dat wij door derden aansprakelijk kunnen worden gesteld. Laat anderen daarom nooit illegale of onethische handelingen namens ons bedrijf uitvoeren.
NAAR ONS BELEID
Eén van onze leveranciers wil graag mijn zoon, die net klaar is met school, in dienst nemen. In ruil daarvoor wil ze dat ik haar een contract aanbiedt met ons bedrijf. Aangezien het niet om contant geld gaat, is er geen sprake van steekpenningen, toch?
Kies de juiste optie (ja/nee)
Voor zakendoen met de overheid gelden extra strenge regels. Net als voor al onze zakenrelaties geldt dat u ook met de overheid op eerlijke en verantwoorde wijze zaken moet doen.
Handel integer.
Werk mee aan onderzoeken.
BRAKING POINT
Voor zakendoen met de overheid gelden vaak strengere regels dan voor zakendoen met onze reguliere zakenpartners. Ken uw verplichtingen en voorkom iedere schijn van ongeoorloofd handelen.
Ik wil graag een diner geven voor alle aanwezigen van een bedrijfsevenement. Maar een collega vertelde me dat dit een probleem zou kunnen zijn voor de aanwezige overheidsfunctionarissen. Klopt dat?
Kies de juiste optie (ja/nee)
Het uitwisselen van geschenken, entertainment en gastvrijheid is een gangbare manier voor het tonen van goodwill en het opbouwen van zakenrelaties. Maar wanneer een geschenk duur is, te vaak wordt aangeboden of wordt aangeboden op een moment dat een zakelijk beslissing wordt genomen, kan dat de schijn wekken dat er iets ongeoorloofds gaande is. Daarom wordt in onze beleidsregels heel specifiek beschreven wat wel en wat niet is toegestaan. We willen er zeker van zijn dat er niets wordt weggegeven of ontvangen dat onze objectiviteit beïnvloedt tijdens het nemen van beslissingen namens Mazda.
Bekijk onze beleidsregels. In onze beleidsregels wordt uitgebreid beschreven wat is toegestaan, maar doorgaans geldt dat geschenken die u aanbiedt of aanneemt maximaal € 50 waard mogen zijn. Denk daarbij aan kalenders, notitieblokken, potloden of dasspelden met logo. Contant geld of vergelijkbare middelen (zoals cadeaukaarten, cadeaubonnen, leningen of aandelen) zijn nooit acceptabel.
Denk goed na voordat u een geschenk of uitnodiging aanbiedt of aanneemt: Gebeurt dit tijdens een aanbestedings- of contractverlengingsprocedure? Gebeurt dit in een poging om zaken te doen of een oneerlijk voordeel te behalen? Zo ja, dan is het aanbod in strijd met onze beleidsregels en moet u het weigeren.
De waarde van aangeboden maaltijden, entertainment of gastvrijheid moet redelijk zijn. Onze beleidsregels geven aan wat is toegestaan. In alle gevallen moet er een legitiem zakelijk doel zijn en moeten beide partijen (de persoon die het aanbod doet en de persoon die het aanneemt) aanwezig zijn. De locatie moet geschikt zijn voor het bespreken van zaken en mag Mazda nooit in verlegenheid of diskrediet brengen.
Biedt iemand aan om te betalen voor vluchten of overnachtingen of mag u iemands vakantiehuis, vliegtuig of luxe auto gebruiken? Dit soort zaken zijn duidelijk in strijd met onze beleidsregels en zijn dus ten strengste verboden.
Vraag om advies. Als u niet zeker weet of een aanbod voldoet aan onze beleidsregels, vraag uw leidinggevende en de afdeling European Audit and Control dan vooraf om advies. Alle geschenken en uitnodigingen die niet voldoen aan onze beleidsregels weigeren wij beleefd. Kunt u een geschenk niet op een nette manier weigeren, dan mag u het aannemen. U moet het dan wel onmiddellijk (uiterlijk de volgende werkdag) melden aan Mazda, overeenkomstig onze beleidsregels, zodat kan worden bepaald wat ermee moet gebeuren.
BRAKING POINT
Geschenken, entertainment en gastvrijheid moeten altijd voldoen aan de beleidsregels van de gever en de ontvanger, en er mag nooit om worden gevraagd.
Een dealer bood me aan om na de vergadering samen uit eten te gaan en daarna een theatervoorstelling te bezoeken. Ik weet niet zeker wat de waarde hiervan is. Mag ik ingaan op de uitnodiging van de dealer?
Kies de juiste optie (ja/nee)
De beslissingen die wij namens het bedrijf nemen, moeten altijd objectief en onpartijdig zijn. Wanneer u vanwege persoonlijke activiteiten geen objectieve beslissingen meer kunt nemen, is er sprake van belangenverstrengeling. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling kan de reputatie van ons bedrijf schade toebrengen. U heeft de verantwoordelijkheid om belangenverstrengeling te voorkomen en mag uw positie nooit gebruiken voor persoonlijk gewin.
De meest voorkomende gevallen van belangenverstrengeling zijn:
Nevenactiviteiten — Een tweede baan, eigen onderneming, consultancy-activiteiten of andere verplichtingen die ten koste gaan van de tijd, energie en toewijding voor uw functie.
Persoonlijke relaties — Leidinggeven aan een familielid of goede vriend, of een familielid of vriend helpen bij het sluiten van een zakelijke deal met Mazda.
Financiële belangen — Investeren in één van onze klanten, leveranciers, concurrenten of in bedrijven die zaken met ons willen doen, of het lenen van geld aan of van zakenrelaties of concurrenten.
Bestuursfuncties — Het uitoefenen van bestuursfuncties bij organisaties die dezelfde belangen hebben als ons bedrijf, zoals een concurrent, partner of beroepsorganisatie.
Ondernemerskansen — Het gebruiken van een kans, die u bij ons bedrijf ter ore is gekomen, voor persoonlijk gewin of voor het starten van een bedrijf dat met ons bedrijf gaat concurreren.
Weet u niet zeker of er sprake is van belangenverstrengeling? Stel uzelf dan de volgende vraag:
Meld belangenverstrengeling. Wanneer u belangenverstrengeling vermoedt, meld dit dan onmiddellijk in overeenstemming met het beleid van Mazda en vraag wat u moet doen. Doe mee aan de periodieke enquêtes over belangenverstrengeling.
BRAKING POINT
Belangenverstrengeling is niet altijd makkelijk te herkennen. Voorkom situaties waarin uw persoonlijke belangen in strijd zijn met de belangen van het bedrijf. Houd u aan ons beleid en vraag om hulp als u twijfels heeft.
Ik heb een eigen onderneming. Ik werk alleen in het weekend voor mijn onderneming, vanaf mijn eigen computer. Mag dat?
Kies de juiste optie (ja/nee)
Mazda kiest voor eerlijke concurrentie. Dit stimuleert bedrijven om consumenten innovatieve goederen en diensten aan te bieden tegen de meest gunstige voorwaarden. Concurrentie werkt alleen als bedrijven onafhankelijk van elkaar opereren. Mededingingswetgeving (ook wel antitrustwetgeving genoemd) verbiedt contacten en samenwerking tussen bedrijven waardoor eerlijke concurrentie in het gedrang komt. In veel landen wordt het schenden van mededingingswetten gezien als een ernstig misdrijf. Het is daarom belangrijk dat u weet wat wel en wat niet is toegestaan en dat u zich houdt aan de geldende wetgeving.
Onderneem nooit activiteiten die eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan. Wees u ervan bewust dat antitrustwetten op de volgende manieren kunnen worden geschonden:
BRAKING POINT
Zelfs alledaagse gesprekken en e-mails kunnen oneerlijke concurrentie in de hand werken. Let dus op wat u tegen anderen zegt, vooral tegen concurrenten. Wanneer u twijfelt over uw communicatie met anderen, win dan intern of extern juridisch advies in.
NAAR ONS BELEID
Ik ben uitgenodigd voor een vergadering die ook wordt bijgewoond door een van onze concurrenten. Er is geen agenda voor de vergadering en mogelijk stelt de concurrent zijn prijsstrategie aan de orde. Ik weet dat ik niets mag zeggen over onze prijsstrategie. Kan ik gaan?
Kies de juiste optie (ja/nee)
Wij zijn trots op onze wereldwijde klantenkring. Als internationaal bedrijf zijn we verplicht om de handels- en exportwetten na te leven. Zorg ervoor dat u de wetten kent en die van toepassing zijn op uw werk naleeft en voorkom onethische en illegale handel.
Houd u aan de handelswetgeving. Het is belangrijk dat u op de hoogte bent van alle handels- en exportwetten die van toepassing zijn op uw werk en dat u deze wetten naleeft. Het importeren en exporteren van producten is een voorrecht en geen recht. Het schenden van de regels kan grote gevolgen hebben voor onze activiteiten.
Zorg bij internationale transacties altijd voor het volgende:
Werk alleen met ethische handelspartners. Doe onderzoek naar de integriteit van derden en meld vermeende schendingen van handelswetten.
NAAR ONS BELEID
Ik werk met een die dealer die van plan is onze auto's te exporteren naar een land in het Midden-Oosten. Moet ik dit toestaan?
Kies de juiste optie (ja/nee)
