De bedrijfsmiddelen die wij dagelijks gebruiken, evenals ons merk en de creatieve ideeën die wij voortdurend ontwikkelen, zijn de brandstof van onze business. Wij behandelen bedrijfsmiddelen als onze eigen bezittingen en gebruiken ze uitsluitend in het belang van het bedrijf.
Onze bedrijfsmiddelen zijn onmisbaar om efficiënt en effectief zaken te kunnen doen. We vertrouwen erop dat u verantwoordelijk omgaat met onze bedrijfsmiddelen en dat u verlies, diefstal, fraude en misbruik probeert te voorkomen.
Onze bedrijfsmiddelen bestaan uit:
Fysieke eigendommen - zoals kantoorbenodigdheden, apparatuur, fondsen, geld en kredieten.
Technologische middelen - zoals e-mail, internettoegang, computerhardware, software en telefoons.
Ga zorgvuldig om met onze bedrijfsmiddelen. Behandel onze bedrijfsmiddelen op verantwoorde wijze en in overeenstemming met ons bedrijfsbeleid. Zorg voor de fysieke en elektronische beveiliging van kostbare apparatuur, zoals laptops. Meld beschadigingen, defecten en reparaties van bedrijfsmiddelen bij uw leidinggevende.
Gebruik onze technologie op verantwoorde wijze. Onze technologie en elektronische communicatiesystemen zijn waardevolle hulpmiddelen die belangrijk zijn voor onze werkzaamheden. Wij vertrouwen erop dat u ze in overeenstemming met ons beleid gebruikt:
Beveilig ons netwerk. Wij vertrouwen erop dat u ons netwerk beveiligt tegen virussen, uitval en ongeoorloofde toegang. Houd u aan ons beleid, houd wachtwoorden geheim en gebruik alleen goedgekeurde software.
BRAKING POINT
Neem de juiste beveiligingsmaatregelen en ga verantwoord om met onze bedrijfsmiddelen. Gebruik onze eigendommen op correcte wijze en gebruik ze uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden.
NAAR ONS BELEID
Ik ga volgende week op vakantie en wil de dringende inkooporders overlaten aan mijn collega. Kan ik haar mijn wachtwoord geven en mijn wachtwoord wijzigen als ik weer terug ben?
Kies de juiste optie (ja/nee)
Innovatie is de sleutel tot succes. Iedereen bij Mazda werkt hard aan de ontwikkeling van nieuwe technologieën en strategieën. Wanneer u tijdens uw werk te maken krijgt met gevoelige informatie, maak deze informatie dan niet openbaar en voorkom misbruik.
Wat is gevoelige informatie? Het openbaar maken van gevoelige bedrijfsinformatie kan concurrenten in de kaart spelen en nadelige gevolgen hebben voor Mazda en onze klanten. Gevoelige informatie is informatie over:
Behandel deze informatie vertrouwelijk. Wij vertrouwen erop dat u zorgvuldig omgaat met gevoelige informatie. Gebruik uitsluitend de informatie die u nodig heeft voor uw werk en voorkom het ongeoorloofd openbaar maken ervan. Zelfs als u bij Mazda vertrekt, bent u nog steeds verplicht om de geheimhouding van onze bedrijfsinformatie te waarborgen.
Onthoud het volgende over gevoelige informatie:
Respecteer intellectueel eigendom. Onze ideeën, patenten, logo's en ook onze bedrijfsnaam zijn voorbeelden van intellectueel eigendom. Gebruik ons intellectuele eigendom uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden en vraag voor andere doeleinden altijd om toestemming van het bedrijf. Respecteer ook het intellectuele eigendom van anderen en maak nooit inbreuk op of misbruik van andermans intellectuele eigendom.
BRAKING POINT
Ga zorgvuldig om met gevoelige bedrijfsinformatie en houd deze geheim. Wanneer u vermoedt dat gevoelige informatie openbaar is gemaakt, maak daarvan dan melding.
Een vriendin van mij vraagt of ik vertrouwelijke productinformatie van Mazda met haar wil delen omdat zij geïnteresseerd is in de auto-industrie. Kan ik deze informatie met haar delen?
Kies de juiste optie (ja/nee)
Het beschermen van de privacy van onze medewerkers, klanten, prospects en dienstverleners heeft onze hoogste prioriteit. Bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens moeten wij ons houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en alle aanvullende privacywetten en -beginselen.
Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens is een ruim begrip waar veel onder valt:
Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:
Ken uw verplichtingen. Het is uw verantwoordelijkheid om u in uw werk te houden aan de privacywetten (waaronder de AVG en de bijbehorende beginselen voor gegevensbescherming).
De meest relevante beginselen voor gegevensbescherming zijn:
Meld privacyschendingen. Neem direct contact op met het lokale Data Breach Emergency-team als u vermoedt dat de privacy van iemand in het geding is. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het verlies van gegevens of gegevensdragers, onbedoelde openbaarmaking van gegevens of infiltratie van Mazda IT-systemen.
BRAKING POINT
Bescherm de persoonsgegevens van onze klanten, medewerkers en zakelijke partners. Geef de gegevens alleen vrij aan bevoegde personen. Meld vermoedelijke privacyschendingen onmiddellijk.
Ik ben verantwoordelijk voor onze CRM-database (Customer Relationship Management) en heb gemerkt dat er gegevens uit de database zijn verwijderd door het onjuist samenvoegen van bestanden. Het was de bedoeling dat de CRM-database zou worden opgeschoond, maar er zijn persoonsgegevens gewist. Moet ik dit melden?
Kies de juiste optie (ja/nee)
Wij nemen het beschermen van bedrijfsinformatie zeer serieus. Bedrijfsinformatie waarvan u tijdens uw werk heeft kennisgenomen mag u nooit gebruiken voor persoonlijk gewin en mag u nooit delen met anderen.
Ken uw verplichtingen. Tijdens uw werk krijgt u mogelijk te maken met niet-openbare informatie over ons bedrijf of over onze leveranciers, concurrenten of klanten. Het kopen en verkopen van aandelen op basis van deze informatie wordt 'handel met voorkennis' genoemd en is illegaal.
Voorbeelden van niet-openbare bedrijfsinformatie zijn:
Deel niet-openbare bedrijfsinformatie nooit met anderen. Het delen van bedrijfsinformatie of het tippen van anderen voor de handel in aandelen op basis van deze informatie is ook een vorm van handel met voorkennis. Deel bedrijfsinformatie nooit met anderen, ook niet als u de informatie niet verstrekt voor handel met voorkennis.
Wacht totdat de informatie openbaar is. Alleen nadat de informatie officieel bekend is gemaakt kunt u de informatie gebruiken om te beleggen of om anderen te tippen die willen beleggen, voor zover de wet dit toestaat. De informatie kan worden vrijgegeven via een persbericht, door de overheid of via een ander officieel communicatiekanaal. Vraag bij twijfel altijd om hulp.
BRAKING POINT
Ook als u denkt dat de getipte persoon de informatie niet gaat gebruiken, kan er nog steeds sprake zijn van handel met voorkennis. U heeft de informatie immers gedeeld met anderen.
NAAR ONS BELEID
Mijn zus heeft me gevraagd of ze aandelen in ons bedrijf moet kopen. Ik weet dat we binnenkort een nieuw product op de markt gaan brengen dat waarschijnlijk een gunstige invloed op onze aandelenkoers zal hebben, maar deze informatie is nog niet openbaar gemaakt. Kan ik deze informatie met haar delen?
Kies de juiste optie (ja/nee)
Voor een transparant beeld van onze activiteiten en onze financiële positie zijn wij als beursgenoteerd bedrijf verplicht om al onze transacties nauwkeurig vast te leggen. Ga altijd integer en zorgvuldig te werk wanneer u financiële en andere bedrijfsmatige gegevens rapporteert.
Wees altijd nauwkeurig en transparant. Het verstrekken van onjuiste of onvolledige gegevens vormt een risico voor ons bedrijf. Onder financiële en andere bedrijfsmatige gegevens verstaan we facturen, declaraties en werkroosters. Zorg er altijd voor dat deze informatie juist en volledig is.
Bescherm de integriteit van onze gegevens:
Let op verdachte activiteiten. Blijf alert en meld verdachte activiteiten, zoals aanwijzingen van omkoping, fraude en witwassen. Let altijd op valse gegevens, misleidende verklaringen of informatie die de ware aard van een transactie verhult. Maak melding als u vermoedt dat er iets mis is met onze gegevens.
Zorg voor deugdelijk gegevensbeheer. Wij streven naar deugdelijk gegevensbeheer om te kunnen voldoen aan onze fiscale, financiële en wettelijke verplichtingen. Houd u aan ons beleid en zorg voor een adequate archivering van ondersteunende documenten.
BRAKING POINT
Zorg ervoor dat onze boekhouding en gegevens volledig zijn en bescherm ze tegen ongeoorloofde wijzigingen en vernietiging. Maak melding van verdachte activiteiten.
NAAR ONS BELEID
Mijn manager heeft me gevraagd om de gegevens van een factuur te wijzigen, terwijl ik nooit de ondersteunende documenten heb ontvangen. Mag ik de wijzigingen toch doorvoeren?
Kies de juiste optie (ja/nee)
Het publiek verwacht van ons dat wij betrouwbare informatie verstrekken. Alleen bevoegde personen mogen optreden als woordvoerder van Mazda. Alleen op deze manier kunnen we een consistente boodschap uitdragen en ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie wordt beschermd en, indien toegestaan, op de juiste manier naar buiten wordt gebracht. Zo wordt er op een verantwoorde manier gecommuniceerd en beschermen wij onze reputatie.
Doe nooit zomaar uitlatingen namens Mazda. Ook al zijn uw bedoelingen goed, wanneer u zich namens ons bedrijf uitlaat, kunt u onbedoeld de reputatie van Mazda schaden. Wat u zegt kan verkeerd worden uitgelegd, of erger nog, u zou per ongeluk gevoelige bedrijfsinformatie kunnen prijsgeven of in strijd met de Gedragscode kunnen handelen.
Verwijs vragen door. Wanneer de media of iemand anders buiten het bedrijf u een vraag stelt over het bedrijf, antwoord dan alleen wanneer u hiertoe bevoegd bent. Noteer de naam van degene die de vraag stelt en verwijs de persoon en de vraag door naar de PR-medewerker (Public Relations) van uw bedrijf. Hetzelfde geldt voor aanvragen aan ons over het publiceren van artikelen, bijdragen voor blogs en publieke uitlatingen namens Mazda.
U kunt te maken krijgen met vragen over:
Ga verantwoord om met social media. Wij respecteren uw recht om social media te gebruiken, maar verwachten wel dat u dit doet in overeenstemming met onze beleidsregels. Maak duidelijk dat uitlatingen uw persoonlijke standpunt zijn en niet dat van Mazda. Wees voorzichtig wanneer u informatie online plaatst en bescherm gevoelige informatie over ons bedrijf, onze zakelijke partners en uw collega's.
Op social media bepaalt u zelf wat u deelt:
BRAKING POINT
Doe nooit uitlatingen namens ons bedrijf als u hiertoe niet bevoegd bent. Verwijs vragen van de media door naar de PR-medewerker van uw bedrijf.
NAAR ONS BELEID
Ik kreeg een vraag van een journalist over één van onze nieuwe producten. Ik ben niet bevoegd om namens het bedrijf te spreken, maar ik weet het antwoord op de vraag. Mag ik de vraag van de journalist beantwoorden?
Kies de juiste optie (ja/nee)
