ONZE CODE BEGRIJPEN
Wij dragen allemaal ons steentje bij aan het succes van ons bedrijf, iedere dag weer. Onze Code helpt ons bij het maken van de juiste beslissingen en het nakomen van onze toewijding om integer te werken.
OVER ONZE CODE
Uw werk doet ertoe. Het is belangrijk voor de medewerkers van ons bedrijf, onze stakeholders, de gemeenschap, maar vooral voor de mensen die in onze auto's rijden. Wij vertrouwen erop dat u, als gewaardeerd medewerker van het Europese Mazda-team, de juiste keuzes maakt om onze reputatie hoog te houden. Wij hopen dat u ons bedrijf en onze spirit op enthousiaste, actieve en integere wijze zult uitdragen.
WAT HOUDT DE CODE IN?
Onze Gedragscode is een belangrijk hulpmiddel bij het naleven van de hoogste ethische normen. Hoewel er niet voor iedere situatie een oplossing is, biedt de Code handvatten om de juiste beslissing te nemen. Lees altijd de Code en vraag om hulp als u vragen of extra begeleiding nodig heeft.
VOOR WIE IS DE CODE BEDOELD?
Onze Gedragscode is bedoeld voor alle medewerkers van One Mazda Europe op ieder niveau, zoals:
- Werknemers
- Managers
- Directie- en stafmedewerkers
- Algemeen directeuren
- Senior managers
- Consultants
- Vertegenwoordigers
Wij verwachten van onze relaties en hun medewerkers dat ze in overeenstemming met onze Code handelen, en moedigen ze daartoe aan.
ONZE CODE KAN U HELPEN BIJ HET VOLGENDE:
- Integer handelen.
- De juiste beslissingen nemen.
- De inhoud van ons beleid leren kennen.
- Weten waar u terecht kunt voor hulp.
BRAKING POINT
De kaders met de tekst “Braking Point” in deze Code bevatten belangrijke informatie die u moet onthouden.
WAT GEBEURT ER ALS DE CODE WORDT GESCHONDEN?
Handelingen die in strijd zijn met onze Code, de wet of onze waarden kunnen de reputatie van ons bedrijf schade toebrengen. Er is sprake van een schending wanneer iemand in strijd met ons beleid handelt, wanneer iemand een ander aanspoort om in strijd met de Code te handelen of wanneer sprake is van gedrag dat in strijd is met onze waarden.
Wij nemen schendingen zeer serieus. Iedereen die in strijd met onze Code of onze beleidsregels handelt, riskeert een disciplinaire maatregel die kan leiden tot ontslag. Het overtreden van de wet kan zelfs leiden tot strafrechtelijke vervolging, een gevangenisstraf of boetes.
WIJZIGINGEN IN DE CODE
Wetten, voorschriften en beleidsregels worden regelmatig gewijzigd. Als gevolg van deze wijzigingen passen wij onze Code periodiek aan. Lees de Code regelmatig, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen in ons beleid.
ONZE VERANTWOORDELIJKHEDEN
Wij vertrouwen erop dat u uw verantwoordelijkheid neemt en dat u:
- De Code leest en begrijpt.
- De Code, de wet en onze beleidsregels naleeft.
- Uw gezond verstand gebruikt en iedere schijn van ongeoorloofd gedrag voorkomt.
- Om hulp vraagt.
- Samenwerkt.
- Misstanden meldt zonder vrees voor represailles.
DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN ONZE LEIDINGGEVENDEN
Leidinggevenden hebben nog grotere verantwoordelijkheden, namelijk:
- Het bevorderen van ethisch handelen en compliance.
- Erop toezien dat direct ondergeschikten de verantwoordelijkheden kennen die voortvloeien uit de Code, de wet en onze beleidsregels.
- Een voorbeeld stellen voor anderen.
- Werknemers aansporen om nóg beter te presteren, echter zonder te handelen in strijd met de Code, de wet en onze beleidsregels.
- Luisteren en maatregelen nemen.
- Represailles boven tafel krijgen, melden en voorkomen.
DE JUISTE BESLISSINGEN NEMEN
Hoewel onze Code geen antwoord geeft op iedere situatie, bevat deze wel handvatten om situaties in te schatten en beslissingen te nemen die overeenstemmen met onze waarden. Lees de Code regelmatig, zodat u de juiste beslissingen kunt nemen.
Wat moet u doen in een situatie die niet in de Code wordt beschreven?
Stel uzelf de volgende vraag:
- Is dit legaal? Is dit ethisch?
- Is dit in overeenstemming met onze Gedragscode en ons beleid?
- Zou u er vrede mee hebben als anderen ervan wisten?
- Is het in het belang van het bedrijf?
Heeft u één van deze vragen met 'nee' beantwoord?
Zo ja, handel dan niet.
Twijfelt u nog steeds?
Vraag dan om hulp voordat u gaat handelen.
MISSTANDEN MELDEN
Wij zijn er samen verantwoordelijk voor om de reputatie van ons bedrijf hoog te houden. Wanneer u vermoedt dat iemand in strijd met onze Code, de wet of ons beleid handelt, meld dit dan. U kunt misstanden op verschillende manieren melden.
De klokkenluidersprocedure van Mazda
Via de online Mazda Global Hotline, onze klokkenluidershotline, kunt u melding maken van feitelijke of vermoedelijke schendingen van onze Code, de wet of onze beleidsregels. Via deze weg kan ook anoniem melding worden gedaan.
De Mazda Global Hotline is bedoeld voor het doen van meldingen die worden beschermd onder de Klokkenluidersrichtlijn van de Europese Unie en gerelateerde nationale wetten. De hotline kan ook worden gebruikt voor het melden van schendingen van onze strenge normen inzake integriteit, zoals beschreven in deze Code. Voorbeelden van beschermde meldingen zijn onder andere:
- Een mogelijk misdrijf (zoals diefstal, fraude, omkoperij, corruptie of financieel wangedrag)
- Niet-naleving van wettelijke verplichtingen
- Ongeautoriseerd gebruik van bedrijfsmiddelen
- Ongeautoriseerd gebruik van gevoelige of persoonsgegevens
- Inbreuk op de beveiliging van het netwerk of van informatiesystemen
- Een mogelijk probleem met de productveiligheid
- Schade aan het milieu
- Een schending van de arbeidsnormen of werkwijzen
- Gevaar voor de gezondheid en veiligheid van personen
- Vermoedelijke intimidatie of discriminatie
- Ander onethisch gedrag
- Een bewuste poging om een van de bovengenoemde zaken te verzwijgen
Via de Mazda Global Hotline kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke afdeling binnen Mazda via een online communicatieplatform, documenten uitwisselen en communiceren via een beveiligde mailbox. Het is een vertrouwelijk en beveiligd systeem. Klokkenluiders kunnen ervoor kiezen om hun naam wel of niet bekend te maken.
U kunt misstanden ook melden bij leden van de Mazda Ethics Committees of uw leidinggevende.
Zo krijgt u toegang:
Vertrouwelijke behandeling
Hoe u ook besluit om contact met ons op te nemen, Mazda zal uw melding onmiddellijk en vertrouwelijk behandelen en zich daarbij houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
Geen represailles
Mazda neemt klokkenluiders in bescherming conform de toepasselijke wet- en regelgeving. Het bedrijf zal represailles tegen klokkenluiders en personen die deelnemen aan onderzoeken en het bedrijf helpen om wangedrag te stoppen, behandelen als een ernstig strafbaar feit.
Mazda beschermt echter ook de belangen van beschuldigde personen. Zolang een schending niet is bewezen, wordt ervan uitgegaan dat iemand onschuldig is. Er wordt daarom alleen een onderzoek gestart als er een redelijke verdenking bestaat dat er sprake is van een ernstig vergrijp.
Nalaten melding te doen en kwaadwillige meldingen
Wanneer u nalaat om daadwerkelijk of vermoed wangedrag te melden of iemands misstanden verdoezelt, kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen. Ook kwaadwillende beschuldigingen worden niet getolereerd en worden dienovereenkomstig bestraft. Natuurlijk verplichten wij niemand om zichzelf te beschuldigen.
Meer informatie over onze klokkenluidersprocedure en de middelen die tot uw beschikking staan vindt u in onze beleidsregels. Hierin kunt u ook meer lezen over het onderzoeksproces en ons standpunt dat represailles niet worden getolereerd.
Extern melding doen
In de wetgeving van de EU en de nationale wetgeving wordt aangegeven dat het soms gepast kan zijn dat medewerkers melding doen bij een externe instantie, zoals een toezichthouder. Specifieke informatie over het extern melden van misstanden volgens de Klokkenluidersrichtlijn van de Europese Unie en gerelateerde nationale wetten staat op de websites van de betreffende instanties.
NAAR ONS BELEID